Organisation des réunions et consultation des IRP – Covid 19
Le gouvernement a aménagé, par voie d’ordonnance n°2020-389, les modalités d’organisation des réunions des instances représentatives du personnel pour tenir compte de l’obligation de confinement. A cette fin, l’employeur peut décider que l’ensemble des réunions des IRP (CSE, CSE central, comité de groupe, organisations syndicales, etc.) sont organisées par visioconférence, conférence téléphonique ou par messagerie instantanée jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire, soit le 24 mai 2020.
Un décret relatif aux modalités de consultation des IRP a été publié le 11 avril 2020 pour préciser les conditions du recours à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée. Le recours à la visioconférence n’est pas abordé par le décret, ce dispositif étant règlementé par le Code du travail et l’ordonnance n°2020-389.
Attention
Le recours au dispositif de messagerie instantanée, autrement dit par « chat » (type whatsapp, facebook messenger, etc.) n’intervient que lorsque l’organisation de la réunion du CSE par visioconférence ou conférence téléphonique est impossible ou si un accord d’entreprise le prévoit.
OBLIGATION D’INFORMATION DES MEMBRES DE L’INSTANCE
Le président de l’instance doit informer préalablement ses membres des modalités d’organisation de la réunion. Le décret précise que cette information suit les règles applicables à la convocation des réunions de l’instance. Cela signifie que tous les membres de l’instance, sans exception et peu important l’existence d’une cause de suspension du contrat de travail (arrêt garde d’enfant, activité partielle, etc.), ainsi que toute personne extérieure dont la présence s’impose compte tenu de l’ordre du jour (médecin du travail, agent de contrôle de l’inspection du travail, etc.) doivent être informés par écrit :
- du recours au dispositif de conférence téléphonique ou de messagerie instantanée ;
- de la date et l’heure de début de la réunion ;
- de la date et l’heure à laquelle interviendra au plus tôt sa clôture, lorsque l’employeur a recours à la messagerie instantanée.
Compte tenu des circonstances, il apparaît indispensable que le président adresse par mail aux membres de l’instance les documents nécessaires à l’examen de l’ordre du jour en particulier lorsque des informations-consultations sont prévues.
A noter
Ces dispositions sont applicables tant aux réunions ordinaires qu’aux éventuelles réunions extraordinaires du CSE, étant rappelé que les élus conservent le droit d’imposer de telles réunions pendant la crise sanitaire, dans les conditions habituelles
CONDITIONS D’OUVERTURE DE LA RÉUNION
La réunion ne peut se dérouler qu’après vérification que l’ensemble des membres a accès à des moyens techniques qui garantissent :
- l’identification de ses membres ;
- ainsi que leur participation effective en assurant soit la retransmission continue et simultanée du son pour les réunions téléphoniques, soit la communication instantanée des messages écrits pour les réunions par « chat ».
En pratique, il appartient au président de procéder à un « appel » des présents en début de séance pour identifier les participants, s’assurer de leur capacité à intervenir au cours de la réunion mais également pour déterminer le nombre de votants et la majorité à atteindre lors des délibérations ou décisions du comité.
ORGANISATION DES DÉBATS ET DES VOTES AU COURS DE LA RÉUNION
Le décret est silencieux sur l’organisation des débats. Les règles habituelles doivent donc être respectées : chacun doit pouvoir s’exprimer librement, le président est tenu d’apporter les réponses aux questions des membres de l’instance qui se rapportent à l’ordre du jour, la fin de la réunion ne peut intervenir qu’après épuisement de l’ordre du jour.
Attention
Lorsque la réunion intervient par messagerie instantanée, le décret précise que les débats sont clos par un message du président, qui ne peut intervenir avant l’heure limite fixée pour la clôture de la réunion. Naturellement, le président peut décider de prolonger la durée de la réunion pour permettre l’épuisement de l’ordre du jour quand bien même le décret n’apporte aucune précision en ce sens.
Il est rappelé qu’aucun des systèmes retenus pour l’organisation de la réunion ne peut faire obstacle à des suspensions de séance.
Lorsque des votes doivent intervenir au cours de la réunion, ils ont lieu de manière simultanée. A cette fin, les participants doivent disposer d’une durée identique pour exprimer leur voix, à compter de l’ouverture des opérations de vote indiquée par le président du comité. Au terme du délai fixé pour l’expression des votes, le président de l’instance en adresse les résultats à l’ensemble de ses membres.
A noter
L’hypothèse du vote à bulletin secret est abordée par le décret. Il impose, dans les mêmes termes, les garanties techniques applicables au vote à bulletin secret à l’occasion des réunions en visioconférence (art. D.2315-1 CT). Toutefois, la mise en œuvre du vote à bulletin secret pendant la période de confinement nous semble difficilement envisageable dans les entreprises qui auraient recours à la messagerie électronique ou la conférence téléphonique pour la tenue des réunions des instances.
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En tout état de cause, les réunions du comité continueront de donner lieu à la rédaction par son secrétaire d’un procès-verbal qui devra être approuvé lors de la réunion suivante avant sa diffusion auprès des salariés. |
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